كيفية كتابة تقرير اداري

كيفية كتابة تقرير اداري والذي يعتبر إحدى الوسائل الخاصة بالاتصالات بين مؤسسة وأخرى، أو جهة حكومية وجهة أخرى، حيث تستعين أغلب الهيئات الكبرى بالتقارير الإدارية التي يتم إرسالها بصورة رسمية، والتي تقوم بتوضيح بعض الأمور أو توضيح الأعمال التي تهتم بها هذه الهيئات والمؤسسات، وتختلف التقارير ما بين التقارير الإدارية والأمنية والمدرسية.

كيفية كتابة تقرير اداري

عند التعرف على كيفية كتابة تقرير اداري يجب التعرف أولا عن ما هو التقرير الإداري وما هي أهميته، والهدف منه، وهما كالتالي:

• يعرف أن التقرير الإداري يتم كتابته للوصول إلى هدف معين ومحدد، حيث يحتوي التقرير الإداري على مجموعة من المعلومات والبيانات التي تكون دليل، يتم تحليله لإحدى القضايا الهامة التي تهتم به الهيئات والمؤسسات.
• وهو ما يعرف أيضًا بالخطاب الرسمي بين الجهات الحكومية وبعضها، يستند عليه في عرض المعلومات والأدلة والتطبيقات التي يتم تحليلها.
• يتم كتابته بشكل منظم ومرتب، حتى يسهل على الجمهور المستهدف قراءتها، والتعرف على المقصود منها.

شاهد أيضًا: تقرير قصير عن المقصف المدرسي

كيفية كتابة التقرير

قد يكون كتابة التقرير الإداري أمر أحترافي ويحتاج إلى الخبرة عند كتابته، ولا يمكن لا شخص يقوم بهذه المهمة، إلا من لديه المهارة الكافية في كتابة التقرير الإداري، حيث يتمثل كتابته في بعض النقاط الهامة وهي كالتالي:

 الهدف من كتابة التقرير:

أولا يجب التعرف على كيفية كتابة تقرير اداري والهدف منه والة أي جهة أو مؤسسة سوف يقدم هذا التقرير، فهل يتم تقديمه إلى مديرك في العمل، أو إلى أستاذك في الجامعة.

لذلك من الأمور الأساسية والهامة عند كتابة التقرير هو تحديد الهدف من تقديمه ومن كتابته أيضًا، وبعدها يجب التعرف على المعلومات التي تقدم من خلال هذا التقرير، والتي يجب أن تكون دقيقة وصحيحة وواضحة جدا.

 النهج العام للتقرير

• يجب أن يتم الترتيب والتنظيم عند كتابة التقرير الإداري، وهو يتم من الأعلى إلى الأسفل، ويجب أن يتم فيه أيضًا ترتيب الأفكار بشكل جيد لطرحها.
• بالإضافة إلى أهمية كتابة الخطوط العريضة إلى كل قسم من أقسام التقرير ولجميع فروع الخطاب أيضًا.
• يكون هناك مخطط لمستوى الفقرة والتي تشمل على عرض الفقرة، وتكون في شكل نقاط، أو سرد للأفكار.
• عدم التفكير ابدآ في رسم الخطوط العريضة، وعليك وضع جدول أو رسم بياني وهذا خاص بكتابة الأرقام داخل التقرير.

 ما الذي يجعل التقرير جيد

• وقد تكون هناك بعض النقاط في التقرير هي من تجعل منه تقرير جيد وهادف، ومنها معرفة ما تعلمته وتوصلت إليه من خلال بحثك وقراءتك عن الموضوع المستهدف.
• يجب أن يعرض التقرير تحليل كامل وشامل لبعض المعلومات المتعلقة بالمشكلة، وهذا يمنحك المهارة والتجربة في استخدامه للعمل على طاق واسع.
• يجب أن يتم وضع كافة المصادر التي استخدمتها ولجأت إليها في تقريريك، والاهتمام بعدم قيام سرقة المراجع.

شاهد أيضًا: اعدي تقريرا بسيطا عن فائدة الالياف الغذائية

كتابة التقارير pdf

كيفية كتابة تقرير اداري وهو ما يبحث عنه عدد كبير من الإداريون والموظفون، فيجب أن يكون التقرير مكون من هيكل ونقاط محددة له، وهو مجرد مبادئ وتوجيهات وليس هناك أي قواعد ثابتة لكتابة التقرير كما يظن البعض:

• العنوان: وهو أهم جزء في التقرير، لا نه قد يلخص الفكرة الأساسية لهدف كتابة التقرير الإداري، لذلك يجب وضع عنوان أكثر جاذبية للجهة التي يقدم له التقرير.
• الخلاصة: فيجب أن يكون التقرير قصير وملخص ومفهوم في نفس الوقت، حيث يمكن أن يحتوي التقرير الإداري على فقرتين فقط، في حدود ما يقارب من 250 كلمة.
• المقدمة: قد تحتوي بعض التقارير على مقدمة، والتي يجب أن تحتوي على سؤال وإجابته بما يتعلق بالمشكلة التي يتم على اثرها كتابة التقرير.
• المعلومات الأساسية: وهي أهم ما يهتم بها القارئ حول حل المشكلة.
• القسم المنهجي: وهو قسم رئيسي وهام في التقرير ومن الممكن أن يقسم إلى الخطوط العريضة، أو استخدام الأرقام، أو تعريف المصطلحات داخل التقرير.
• النتائج: عادتا ما يحتاج كاتب التقرير الإداري إلى توضيحها في جداول أو من خلال رسم بياني.
• التوصيات: وفيه يتم توضيح مجموعة من الفروض التي تطلب إثباته مرة ثانية.
• الاستنتاجات: وهي من أهم ما يرغب أن يصل إليها القارئ، لأنها تأتي بخلاصة التقرير بشكل كامل.

مراحل كتابة التقرير الإداري

من خلال التعرف على كيفية كتابة تقرير اداري فيتم التعرف على مراحل كتابة هذا التقرير، وما هي الخطوات التي يجب الالتزام بها عند كتابة التقرير، والتي تكون كالتالي:

 تحديد موضوع التقرير

من أهم الأمور اللازمة عند كتابة التقرير، هو الحرص التام على تحديد المعلومات التي يتم توضيحها داخل التقرير، والتي يعتمد عليها التقرير بشكل أساسي.

كما يمكنك أن تقوم بتنظيم المعلومات والأفكار بصورة سليمة وسلسة، حتى يسهل على الآخرين فهم المشكلة والوصول إلى حل لها.

 استعن بمصادر المعلومات

يجب أيضًا الاستعانة بمصادر داخل تقريرك، فيجب أن ترفق معها مجموعة من المستندات أو المعلومات، والتي يتم الرجوع إلى الجهة المختصة فيها، أو من خلال البحث عبر الإنترنت، مع أهمية وضرورة ذكر المصادر التي لجأت إليها في تقريرك الإداري.

 الكتابة الأولية

قبل كتابة التقرير الإداري أن تقوم بكتابة مسودة لكي تتمكن من عرض أفكارك فيها وتنظيمها بشكل جيد، حيث يمكنك فيها أن تقوم بكافة التعديلات اللازمة إلى أن تصل إلى الشكل النهائي، ويتم أيضًا مراجعة التقرير بدقة كبيرة قبل القيام بإرساله، ويجب التأكد أنه لا يتضمن ابدآ على أي أخطاء إملائية، أو أي معلومات خاطئة، أو أفكار غير مرتبة.

شاهد أيضًا: كيف اسوي تقرير .. نصائح تساعد على كتابة تقرير جيد 

نموذج عن كيفية كتابة التقرير الإداري

عند التعرف على نموذج يوضح كيفية كتابة تقرير اداري والذي يقدم إلى عدة جهات مختلفة والتي منها التالي:

نموذج كتابة تقرير عمل

قد يختلف نموذج كتابة التقرير الإداري للعمل، على أساس الغرض والهدف المطلوب من كتابة التقرير، حيث أن هناك ما يعرف بالتقارير الدورية والتي يتم من خلالها متابعة تطوير العمل، والتواصل بين الإدارات المختلفة، كما أن هناك تقارير يتم التوضيح فيها لمتابعة سير العمل، والتعرف على كافة أوجه القصور والإنجاز في هذا العمل تحديدا.

كتابة تقرير نشاط مدرسي

• عند كتابة تقرير عن نشاط مرسي لاحد الطلاب، فيكون التقرير عبارة عن إثبات يشيد بقدرات الطالب واجتيازه لمرحلة معينة من خلال هذا النشاط.
• ويكون هذا التقرير بمثابة شهادة موثقة ورسمية من المدرسة نفسها، تحمل أسم الطالب والنشاط الذي يحرص عليه، ومدة التدريب الخاصة به، وغيرها من المعلومات التي تتعلق بهذا النشاط.
• كما يجب أن يتم في نهاية التقرير، الحرص على ختم خاص من المدرسة والإدارة التابعة إليها هذه المدرسة، مع إمضاء مدير المدرسة على هذا التقرير.

كيفية كتابة تقرير اداري هو بمثابة خطاب رسمي، يتم التواصل من خلاله مع الجهات الحكومية أو الهيئات أو المؤسسات الرسمية، يتم فيه أما عرض شكوى، أو متابعة سير العمل والتعرف على أهم الإنجازات أو وجه القصور في العمل، أما يقدم من الموظف للإدارة التي يتبع إليها، أو يقدم من الإدارة العليا في العمل إلى الموظف.