محضر جاهز للطباعة

كتابة إسراء هشام - تاريخ الكتابة: 7 يونيو 2021 , 14:06
محضر جاهز للطباعة

محضر جاهز للطباعة الذي يتم تحريره وكتابته في معظم الشركات والمؤسسات حال عقد اجتماعات لدراسة ومناقشة أمر معين، ويعد المحضر وثيقة رسمية لشرح مضمون الاجتماع وموضوعه، وبيانات الاجتماع والقرارات التي تم اتخاذها خلال عقد الاجتماع، كما يتضمن المحضر أيضاً أهم الأهداف التي تم إنجازها في الاجتماع وبعض التوصيات المطلوب تنفيذها فيما بعد.

عناصر محضر الاجتماع

في إطار مناقشة نماذج محضر جاهز للطباعة، لابد من الحديث عن أهم العناصر الواجب إدراجها في محضر الاجتماع، والذي تم تعريفه على أنه تلك الوثيقة التي يتم تحريرها بواسطة أحد حضور الاجتماع في مختلف الشركات والمؤسسات، ويتم تحرير المحضر عقب عقد الاجتماع  لذلك لابد من الالتزام أثناء تحرير المحضر بكتابته في زمن الماضي والإشارة إلى أعضاء الاجتماع من خلال صيغة الغائب، ويتضمن محضر الاجتماع العناصر التالية:

  • موعد عقد الاجتماع شاملاً اليوم والتاريخ بالتفصيل والساعة.
  • محل عقد الاجتماع.
  • اسم مسؤول الاجتماع.
  • اسم المختص بالإشراف على الاجتماع.
  • أسماء الحاضرين بالاجتماع، وأسماء المتغيبين والمعتذرين أيضاً.
  • عنوان الاجتماع.
  • البنود التي تم عقد الاجتماع لمناقشتها.
  • الاقتراحات والتوصيات التي تم طرحها خلال الاجتماع.

الطريقة الصحيحة لكتابة نموذج محضر الاجتماع

هناك مجموعة من المعايير الواجب اتباعها عند كتابة نموذج محضر الاجتماع، ومن أهمها:

  • تحرير البنود التي تم مناقشتها خلال الاجتماع بصورة متسلسلة وفقاً لتسلسل عرضها في الاجتماع.
  • تحرير كافة المقترحات المعروضة خلال الاجتماع، وإدراج اسم المتقدم بهذا الاقتراح.
  • تحرير أسماء المسؤولين عن إصدار القرارات وتنفيذها.
  • كتابة أبرز الملاحظات.
  • تحرير المحضر في صيغة الزمن الماضي.
  • تفادي كتابة المحضر متضمنا أخطاء نحوية أو لغوية.
  • تحرير المحضر بالحبر لضمان عدم تعرضه للتلاعب أو التغيير.
  • لا يجوز كتابة رأي أو انتقاد شخصي بواسطة كاتب المحضر لأحد البنود التي تمت مناقشتها في الاجتماع، ولكن يمكنه تحرير الملاحظات الخاصة بالسلوكيات حال طلب ذلك منه.
  • حفظ نموذج المحضر في المكان المحدد له.
  • ترتيب نماذج المحاضر السابقة حسب أقدمية كل نموذج.
  • عرض طريقة اتخاذ القرار خلال الاجتماع.

شاهد أيضاً:

أنواع المحاضر

عند تناول محضر جاهز للطباعة، لابد من التعرف على أهم أنواع المحاضر وهي كالتالي:

محضر الاجتماع

هو ذلك المستند الذي يتم فيه تحرير كافة البنود والمناقشات الواردة في الاجتماع، والقرارات التي تم التوصل إليها والمقترحات المستقبلية، ويقوم كل من رئيس الاجتماع وأعضائه بالتصديق على ذلك المحضر. 

محضر التنصيب

هو ذلك المستند الذي يتم فيه التصديق على ترقية جديدة لأحد الموظفين والذي يذكر فيها كافة الشروط والقواعد التي لابد من الالتزام بها من قبل الطرفين،  يتم التوقيع على ذلك المحضر رئيس المشروع الإداري والتنفيذي.

محضر المعاينة

هو ذلك المستند الذي يتم تحريره من قبل المسؤول عن المعاينة، والتي تعد أحد الصلاحيات القانونية ذات التكليف المباشر من رئيس الاجتماع لأحد الأعضاء.

شاهد أيضاً: نماذج مطويات فارغة تستطيع تعبئتها بما تشاء

محضر جاهز للطباعة

في سياق مناقشة عناصر محضر الاجتماع، تم إعداد نموذج محضر جاهز للطباعة، وهو كالتالي:

محضر اجتماع جاهز

انه في يوم ….. الموافق …….. /……………/………. تم عقد اجتماع ……….

في تمام الساعة ……….. تحت رعاية ……………

بحضور الأعضاء 

١-  ……….                                                      ٢- ……………

٣- …………                                                    ٤- ……………   

٥- …………                                                    ٦- ……………..

واعتذار  الأعضاء 

١-………..

٢-…………

٣-……….

وذلك لمناقشة جدول الأعمال و الذي اشتمل على البنود التالية:

١-………..

٢-………….

٣-………….

وقد أسفرت المناقشات عن مجموعة من  القرارات والتوصيات وهي

١-……………

٢-…………….

٣-……………

وقد اتفق الحضور على عقد اجتماع تالي في يوم ….. الموافق ….. 

وانتهى الاجتماع في تمام الساعة …..

التوقيع ……..,……………,………….,………….

تحت إشراف / ………………..

شاهد أيضاً: نماذج شهادات شكر وتقدير لحفظة القرآن

نموذج محضر اجتماع مدرسة

تتشابه محاضر الاجتماعات التي يتم عقدها في المدارس مع نظيرتها في الشركات والمؤسسات من حيث العناصر الأساسية لتحرير المحضر، وعند عرض محضر جاهز للطباعة، تأتي ضرورة عرض نموذج لمحضر اجتماع مدرسة وهو كالتالي:

محضر اجتماع مدرسة

في تمام الساعة …….. من صباح يوم ……….. الموافق …./…../….. م ، قد تم عقد اجتماع بعنوان ………… بقيادة مدير المدرسة الأستاذ /…………   ، وبحضور كل من 

………

…………

………….

……….

……………

حيث تم افتتاح الجلسة بكلمات بثت الحماس في النفوس ألقاها السيد مدير المدرسة ، ووكيل المدرسة ، وقد تضمنت الكلمة مجموعة من البنود أهمها:

١-…………

٢-………….

 ٣-………….

حيث تم مناقشة كثير من الأمور الهامة خلال الاجتماع ، التي دارت حول بعض الآليات الخاصة بأوضاع الطلاب داخل المدرسة، ومن أبرز النقاط التي تم مناقشتها هي:

………..

…………

…………

وفي الختام،  تم الاتفاق على مجموعة من القرارات الهامة التي سوف يتم العمل بها بدءاً من الأسبوع الجاري ، والاتفاق على اجتماع الشهر المقبل في نفس الموعد للوقوف على مدى تحقيق الأهداف ونتائج الاجتماع الجاري .

امضاء   

سكرتير الجلسة/…………                                                   

مدير المدرسة / …………..

شاهد أيضاً: كتابة معروض طلب وظيفة حكومية

نموذج محضر اجتماع شركة قصير

من أهم نماذج محاضر الاجتماعات هي تلك الخاصة بالشركات، والتي يتم فيها مناقشة الميزانية والقرارات الجديدة والتعيينات والعديد من أمور الشركات، وبذلك يتم تحرير نموذج محضر جاهز للطباعة خاص بالشركات، وهو كالتالي:

محضر اجتماع شركة قصير

نموذج لمحضر اجتماع مجلس الإدارة رقم ……………. لسنة …………….

المنعقد بتاريخ ………/…………/………..

جدول الأعمال

تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه .

عرض البيان الخاص بالمصروفات والإيرادات عن الأشهر الثلاث السابقة .

دراسة قبول بعض الأعضاء الجدد

مناقشة  القرارات السابق تنفيذها بالجلسة السابقة بتاريخ …./…../…..

النظر في التقرير الشهري الخاص بنشاط الشركة عن شهر …..،…..،……..

مستجدات أعمال الشركة. .

محضر الجلسة 

في يوم …… من شهر ….. لسنة ….. في تمام الساعة …. ص/م ، اجتمع السيد رئيس مجلس الادارة بمقر الشركة والمدير العام السيد / ………….      ،   والعضو المنتدب السيد /…………. وحضور كل من السادة الاعضاء

……………

………..

…………..

……………..

……………..

وقد تغيب عن الحضور السادة 

…………

…………

فقد حضر عدد ……….. عضوا من إجمالي ………. لذا كان الانعقاد بصفة قانونية ، وبدأ النظر في جدول الأعمال والمناقشات وتم اتخاذ القرارات التالية 

تم تلاوة محضر الجلسة السابقة والتصديق عليه 

تم الموافقة علي قبول العضو السيد /……..، السيد /………    للانضمام لرئاسة مجلس الإدارة.

الاتفاق على سير العمل خلال 6 شهور قادمة ، وزيادة نسبة المبيعات والوصول إلى نسبة أرباح …….. خلال هذه الفترة .

أقفل المحضر في حوالي الساعة ……….. ص/ م.

توقيع 

رئيس مجلس الإدارة / ………….

شاهد أيضاً: كيفية عمل نموذج form .. كيفية عمل اختبار الكتروني على نماذج جوجل

على ذلك تم عرض محضر جاهز للطباعة، وأهم العناصر الخاصة بكتابة محضر الاجتماع،  والقواعد الصحيحة الواجب اتباعها عند كتابة محضر الاجتماع، وتم عرض أهم أنواع المحاضر، كما تم تقديم نماذج لمحاضر الاجتماعات في المدارس والشركات ونموذج استرشادي لمحضر الاجتماع.