طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية

طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية

طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية، تختلف طرق الخطاب الرسمي باختلاف الغاية المرجوة منها والمسمى الوظيفي، وكثيرا ما يواجه الموظفين، أو الأشخاص العاديين في خطاباتهم جهات رسمية مشكلة في كتابة الخطاب الرسمي، وفي سطورنا التالية عبر موقع مقالاتي، سنسلط الضوء على ذلك.

ما هو الخطاب الرسمي؟

إن الخطاب الرسمي هو مهارة التحدث بشكل مباشر أمام جمهور من الناس، سواء كان يعرفهم أو لا يعرفهم، في مكان وزمان محددين، ويكثر الخطاب في بيئة العمل، والدراسة، والمهرجانات الترفيهية، وفي الأماكن التي تتطلب الرسمية بالخطاب، ولا يتحدد الخطاب بمواضيع معينة، وتكون الغاية من الخطاب الرسمي رفع درجة ثقافة الجمهور في أمر ما، أو إقناعهم، وفي بعض الأحيان يكون للتسلية.

شاهد أيضًا: بحث كامل عن مهارات الاتصال الفعال

طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية

تتلخص طريقة كتابة الخطاب الرسمي في اللغة العربية فيما يلي:

تحديد الفئة المستهدفة من الخطاب

في بداية الأمر عند كتابة الخطاب الرسمي يجب تحديد الفئة التي ستتلقى الخطاب، إضافة إلى ما يرد المستهدفون سماعه من هذا الخطاب، والإلمام بهذه الأمور يساعد على اختيار المفردات والتراكيب المناسبة للمتلقي، إضافة إلى تمكن الكاتب من التحدث بشكل مباشر دون الخروج عن سياق الحديث.

تحديد موضوع الخطاب

يتوجب على الكاتب تحديد الموضوع المناسب للخطاب ضمن حدود الوقت المحدد للفقرات، ويكون هذا التحديد للعديد من الأسباب نذكر أهمها:

  • توجيه تركيز المستمعين إلى المتحدث، ويكون ذلك من خلال جعل الخطاب قصيرا، وممتعا.
  • تجنب التوسع في طرح الأفكار والمعلومات لما يسببه من ممل وتشتت في أفكار المتلقي.
  • الحرص على جعل فكرة المقال عالقة في ذهن المستمع.

التحضير بشكل جيد

عند كتابة الخطاب الرسمي يجب الاستعداد لكل طارئ يمكن أن يحدث عند إلقائه، إضافة إلى ذلك من الأفضل عند كتابة الخطاب لا بد من كتابة مسودة تحتوي على بعض الأمور التي لا بد من التطرق إليها، وفيما يلي نذكر بعض النصائح التي يجب الأخذ بها:

  • ترتيب الخطاب على شكل مخطط؛ مما يسهل ربط أفكاره.
  •  وتخطيط النقاط الرئيسية بهدف لفت انتباه المستمع وعدم نسيانها
  • اختيار كلمات بسيطة وواضحة وتجنب التصنع.
  • تخصيص بعض الوقت للمرح والفكاهة.
  • دعم الحوار بالأمثلة.

التمرين على الخطاب

ويساعد ذلك على الاعتياد على إلقاء بكل سلاسة، ويقلك من الأخطاء المحتملة عند الإلقاء، ويستحسن بعد الانتهاء من كتابة الخطاب الاستعانة بشخص لقراءته من منظوره الشخصي، مما يساعد في تحسينه، ومن الأفضل التدريب على استخدام الإيماءات الحركية في الأوقات الصحيحة لما لها من دور كبير في إنجاح الخطاب.

خطوات كتابة الخطاب

تتعدد الخطوات الواجب اتباعها عند كتابة الخطاب وتتلخص فيما يلي:

  • تحديد الأفكار الرئيسية: ومن المفضل حصر الخطاب في فكرة أو فكرتين، وذلك لأن الجمهور لا يتذكر إلا النقاط الرئيسية.
  • تعزيز أسلوب المحادثة: عند إعداد الخطاب يجب اللجوء إلى أسلوب المحادثة وليس المقالة، وذلك لأن الحضور يستمع للخطاب وليس يقرأه، والاعتماد على الجمل القصيرة المعبرة، والتحدث بصوت مسموع.
  • جعل الخطاب غنيا بالحقائق: عند كتابة الخطاب لا بد من ذكر بعض الدراسات وآخر ما توصل إليه الباحثون والمختصون في الأفكار المعروضة في الخطاب.
  • استخدام أسلوب حل المشكلات للإقناع: ويكون ذلك من خلال طرح الفكرة التي يتمحور حولها الخطاب، ومن ثم عرض الحلول المناسبة لها.
  • تحديد الغاية من الخطاب: قبل بداية الخطاب يجب معرفة الغاية المرجوة منه، ترفيهية، علمية، إقناعية، وغيرها.
  • تحديد عناصر الخطاب: وإعطاء كل عنصر من هذه العناصر حقه من الأفكار والوقت.

شاهد أيضًا: نموذج خطاب مطالبة مالية لديون متأخرة

العناصر الرئيسية للخطاب

إن العناصر الرئيسية للخطاب تتلخص فيما يلي:

  • المقدمة: ويتم التحدث فيها بشكل عام وتمهيدي عن الأفكار الرئيسية المطروحة في الخطاب.
  • العرض: يتضمن مجموع الأفكار التي يتناولها الخطاب، ويتم عرضها بصورة مبسطة.
  • الخاتمة: ويكون بشكر الحضور والجمهور، والتذكير في الأفكار الرئيسية التي تناولها الخطاب، وغالبا ما يعلق بالذهن ما يذكر في الخاتمة.

كيفية إلقاء الخطاب الرسمي

عند إلقاء الخطاب الرسمي يجب مراعاة العديد من الأمور أهمها:

  • التحدث والوقوف بعفوية: يعد التصرف بعفوية الحل المناسب للتخلص من مسألة التوتر عند إلقاء الخطاب الرسمي.
  • إيصال المعلومة وليس إلقاؤها: وهذه هي الغاية الحقيقة للخطاب، ويعتمد ذلك على الأسلوب والطريقة المتبعة في كتابة الخطاب.
  • تجنب القراءة: يجب اعتماد المتحدث على أسلوب المحادثة والابتعاد عن قراءة كامل الخطاب.
  • التشويق: يعد تحمس المتحدث حول الأفكار التي يتناولها الخطاب من أكثر الأسباب في تشويق الجمهور وتفاعله.
  • دعم الخطاب بالوسائل المرئية: وتبرز أهميتها بالفائدة التي تضيفها للجمهور، وتعزز الأفكار المطروحة للجمهور، مثل الاعتماد على الخرائط في حال كان الموضوع جغرافيا.

شاهد أيضًا: خطاب التقديم على وظيفة مكتوب بأكثر من صيغة مختلفة

نموذج خطاب إلى جهة رسمية

فيما يلي نورد نموذج خطاب موجه إلى جهة رسمية، وهو كالآتي:

التاريخ:   /   /

المكان: بلدية: ……، محافظة: ……، شارع: ……….

الموضوع: عدم كفاية المياه لتلبية احتياجات المنطقة.

السيد رئيس بلدية……المحترم

بالنيابة عن أهالي المنطقة كافة أضع بين أيديكم مشكلة عدم كفاية المياه المخصصة لتلبية كافة احتياجاتنا في الحي، الأمر الذي يثير الانزعاج والضيق في نفوس السكان جميعاً، وأفيدكم علما أنه في الأيام الماضية كانت المياه تتدفق بقوة في الأوقات المخصصة لنا لاستهلاك المياه، أما في الوقت الراهن نحن نعاني من مشكلة تدفق المياه، إضافة إلى ضيق الوقت الذي تتدفق فيه المياه عبر الخطوط التي تنتهي بحينا، الأمر الذي استوجب لجوء كثير من السكان إلى شراء خزانات المياه وإضافة عبء جديد على الدخل اليومي لتحقيق الكفاية من المياه، لذا نقترح على مقامكم الموقر تزويد طرق الإمدادات للمنطقة، أو إضافة يوم آخر في الأسبوع لرفد المنطقة بالمياه.

أو أي حلول أخرى تجدونها مناسبة.

وكلي وأبناء حي……، آملاً في دعمكم المستمر لنا ومساعدتنا في كل ما نتعرض له من مشاكل.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير

طريقة كتابة خطاب إلى المدير

نستعرض فيما يلي طريقة كتابة خطاب إلى المدير:

  • في بداية الخطاب لا بد من توجيه التحية للمدير، والثناء عليه.
  • كتابة اسم المدير، وتسميته الوظيفية، مثلا السيد المدير العام……
  • التحية وتأخذ صيغا مختلفة، تحية طيبة وبعد، بعد التحية، وصيغ أخرى.
  • كتابة موضوع الخطاب مع مراعاة الاختصار وعدم الإسهاب بقدر الإمكان.
  • الحرص على تفادي الوقوع بالأخطاء الإملائية قدر الإمكان.
  • الابتعاد عن أساليب الخطابة، واعتماد اللغة التقريرية واستخدام علامات الترقيم.
  • إنهاء الخطاب بالتحية.
  • كتابة الاسم والتوقيع والتاريخ، والختم الرسمي إذا كان هناك داع من وجوده.

شاهد أيضًا: صيغة خطاب تمديد تأشيرة خروج وعودة مكتوب doc جاهز

نموذج كتابة خطاب للمدير

تختلف الخطابات الموجهة للمدير باختلاف الحاجة، وفيما يلي نورد نموذج خطاب بطلب إجازة من المدير العام:

السيد المدير العام

بعد التحية:

أتقدم لمقامكم الموقر بطلب الموافقة على منحي إجازة (مرفوعة الأجر، غير مدفوعة الأجر) لمدة… يوم، وذلك من أجل حضور حفل التخرج المعين إقامته في جامعة…… بتاريخ بمناسبة حصول ولدي على درجة الإجازة من جامعة……

مرفق مع الخطاب: إعلان حفل التخرج، قائمة بأسماء الطلاب المتخرجين

وتفضلوا بقبول وافر التحية وأمنياتي بدوام الصحة والعافية.

مرسلة لسيادتكم بتاريخ:   /  /  

شاهد أيضًا: نموذج خطاب شكر على الجهود

نموذج خطاب رسمي جاهز doc

يبحث الكثير من روّاد مواقع التواصل الاجتماعي عن نموذج خطابٌ رسميّ جاهز بتنسيق ملف وورد كون أن هذا النوع من الملفات يتيح للمستخدم تعديل الاسم وبعض المعلومات المهمّة في الملف، وفيما يلي نورد هذا الملف بالصيغة المطلوبة، حيث يمكن الحصول عليه من خلال الضغط على الرابط التالي “من هنا“.

شاهد أيضًا: افضل الخطابات الرسمية جاهزة للطباعة والاستخدام

نموذج خطاب رسمي جاهز pdf

يفضل الكثير من لا يعرفون صيغة الخطاب الرسمي لجهةٍ حكومية أو لأي جهة أُخرى، لذلك يبحثون على هذا النوع من الخطاب بصيغة ملفات نحو صيغة ملف pdf، ونحن وفرنا الخطاب الرسمي السابق بصيغة ملف بي دي إف، حيث يمكن الاطلاع على هذا الملف وتحميله بسهولة من خلال الولوج إلى الرابط التالي “من هنا“.

وبهذا القدر من المعلومات نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا تحت عنوان طريقة كتابة خطاب رسمي باللغة العربية، تعرفنا من خلاله على تعريف الخطاب الرسمي، وطريقة كتابته، وعناصره.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.