رد على ايميل رسمي بالانجليزي

رد على ايميل رسمي بالانجليزي

رد على ايميل رسمي بالانجليزي بكفاءة عالية هو جزء لا يتجزأ من صقل السيرة الذاتية وتلميعها في عين مسؤول التوظيف، لا سيما إن كانت الوظيفة التي يتم التقديم عليها مكتبية أو إدارية، وأن تبدو الرسالة ذكية وعملية لهو أمر يجب مراعاته؛ ذلك لأن كل تواصل مع المدير أو مسؤول التوظيف مهما بدا صغيرًا، إلا أن له أهمية في تكوين انطباعه؛ ولهذا من خلال موقع مقالاتي نعمل اليوم على كيفية الرد على ايميل رسمي بالانجليزي.

طريقة الرد على ايميل رسمي بالانجليزي

عادةً تتكون صورة سريعة جدًا عن الفرد حين تلقي الخطاب (الايميل) الخاص به، لهذا على الرسالة أن يكون شكلها منظمًا مريحًا للعين، مع الالتزام بديباجة الخطابات، وفيما يلي نصائح مهمة:[1]

  • سرعة الرد فور تلقي الخطاب.
  • ضرورة كتابة الغرض من الخطاب.
  • بعض الشركات التي تطلب موظفين لعدة وظائف مختلفة تقدم كود للوظيفة، هذا الكود يجب تضمينه في غرض الخطاب، مثل: Apply for a marketing job (FVQ).
  • البدء بالتحية مثل: Hello Sir أو Dear Mr.… أو Dear Customer.
  • استخدام عبارات ترحيبية أو افتتاحية مناسبة، مثل: I Hope this letter will find you well.
  • البدء في محتوى الخطاب بطريقة سلسة مثل: I am writing this email to answer your questions about …….
  • إن كان هناك العديد من التفاصيل يمكن وضعها على شكل نقاط.
  • تقسيم الخطاب لفقرات، مع مراعاة أن لا أحد لديه وقتًا لقراءة خطاب من 10 فقرات مثلًا! فيكفي من 2 إلى 4 فقرات.
  • يُفضل ترك سطر فارغ بين الفقرات.
  • المحافظة على اللهجة الودية والسمة الانفتاحية في الخطاب.
  • قد يشعر الطرف الآخر بالحرج من إعادة المراسلة، فيجب وضع عبارة ترحيب بأسئلته إن كان هناك أي شيء إضافي.
  • تجنب الكلمات التي تبدو صلبة أو علامات التعجب وعدم استخدام أي رموز تعبيرية في الخطابات الرسمية على الإطلاق.
  • تجنب الرد على أي خطاب وقت الغضب.
  • عند إرسال خطاب رسمي يجب تجنب الاقتباسات الدينية أو السياسية.
  • مراعاة المعايير الإملائية والفرق بين (in، On، Of، With).
  • أي حرف بعد علامة النقطة (.) يجب أن يكون Capital.
  • اختيار عبارة ختامية ملائمة لإنهاء الخطاب.
  • تذييل الخطاب بالتوقيع مع إمكانية إضافة التاريخ.

رد على ايميل رسمي بالانجليزي

يجب أن تكون رسائل الرد موجزة وفي صلب الموضوع قدر الإمكان، وفيما يلي أحد النماذج التي يمكن الاسترشاد بها عند كتابة رد على الايميل:

Hello Mr. ……………

Regarding what you have written to us about…………. In your last letter; We would like to thank you for reaching out to us, the information you provided with your email was got the interest of management, and the matter will be looked into.

As for your inquiry about………… You can solve it with…………. Then……….

Please send us back if there is anything unclear, wishing this email was useful to you.

Thank you for your time.

Signature.

 

نموذج ايميل رسمي بالانجليزي

نقدم فيما يلي نموذج مميز يمكن استخدامه حين إرسال خطاب رسمي يتضمن بعض التفاصيل، كما يمكن تأويله كخطاب رد على رسالة رسمية، وهو:

Hello Sir,

I hope your day so far has been pleasant, I am writing to you in relation to ………………. (the purpose of the letter).

Allow me to ask you about some details I had found difficult to understand. For first …………………… Then there is ………. Matter which is ………….

So then I hope to get your help with that, and let me express my appreciation for your time. Thank you.

With greetings,

Signature

Date: …/…. /….

عبارات الرد على ايميل رسمي بالانجليزي

هناك الكثير من العبارات التي يمكن استخدامها بدء خطاب الرد على ايميل، وفيما يلي بعض العبارات التي يمكن استخدامها:

  • About your late email, I hope to get your advice on…….
  • Let me tell you sir your information was extremely useful to us; your contribution is most welcomed.
  • I’m following up on my previous email on……
  • I am pleased to receive your last letter, and my answer is…
  • Sir, I just received your letter, the details you provided are very accurate, and we are pleased to have the honor of inviting you to the institution on the date of …. to share your experiences with us.
  • Dear customer, regarding your previous inquiry about…. we inform you that….
  • After receiving your email, I understand your frustration about…. But let me provide you with some clarification points.

نماذج الرد على ايميلات رسمية بالانجليزية

الرد يكون دومًا متعلقًا بطبيعة الخطاب ونوعه ما إن كان لإدارة المدرسة أو المعلم أو لجهة حكومية. إلخ، ولكن نطرح فيما يلي بعض الديباجات التي يمكن تأويلها على عدد من المواقف:

النموذج الأول

عند التعامل مع شخص مهم أو جهة رسمية قدمت بعض المعلومات في خطاب سابق أو كان هناك بعض النقاط لمناقشتها يمكن الاسترشاد بالنموذج التالي:

To the honorable Mr. ………

Greetings, and next..

We were pleased to receive your letter about……………, your information was really enriching, so let’s discuss this by saying that with regard to the issue of……………… The solution is…………

Other than this, we attach to this letter a guideline; In order to get what you have been looking for.

If there is any other question or queries; we’ll be happy to receive your comments.

Thank you.

Signature

النموذج الثاني

فيما يلي نموذج يمكن استخدامه للتعامل برسمية مع عميل يُرسل شكوى أو مشكلة قد واجهها:

Dear customer

In response to your letter to us regarding…………… We are apologizing to you about your bad experience, your complaint was sent to the management to find a suitable solution.

Here are some tips to prevent this problem from happening again:……………………………………………

Sincerely,

Signature

عبر سطور المقال أعلاه قدمنا رد على ايميل رسمي بالانجليزي من خلال طرح العديد من النماذج التي يمكن استخدامها والاسترشاد بها، مع باقة من العبارات التي عادةً ما تُعامل معاملة الديباجة في تلك النوعية من الخطابات.

المراجع

  1. ^ca.indeed.com , How To Respond to Emails Professionally , 07/08/2022

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.