جدول المحتويات
كيفية كتابة تقرير عمل والذي يعرف بأنه صياغة مفصلة لمجموعة من المعلومات والبيانات التي يتم تلخيصها في صورة نقاط بالإضافة لمجموعة من التوصيات المستخلصة من التقرير، وقد تستخدم بعض المؤسسات التقارير الشفهية في حين تستخدم مؤسسات أخرى التقارير التحريرية والتي تعتبر أكثر دقة نظراً لاستخدام وسائل تكنولوجية متطورة تساعد في تقديمه بصورة مشوقة، كما يمكن أن ينظر إلى تقرير العمل على أنه مرجع يتم من خلاله توثيق بعض الخطوات ويمكن الاستعانة به في أي وقت.
خطوات كتابة تقرير العمل
حال الرغبة في معرفة كيفية كتابة تقرير عمل لابد من الوقوف على أهم خطوات كتابة التقرير والتي من أهمها:
- التحديد المسبق للهدف من التقرير ومعرفة الجهات المختصة به مثل أصحاب العمل أو بعض الإدارات، كما يجب التعرف على كيفية تضمين المحتوى لتحقيق الهدف المنشود من كتابة التقرير.
- عرض الأفكار التي سيتم تناولها داخل التقرير مع مراعاة تقديمها بشكل متسلسل وواضح لتيسير فهم تلك الأفكار.
- لابد أن يحمل المحتوى بعض الخصائص ومنها التمركز حول موضوع التقرير وعدم الحديث عن أفكار غير الرئيسية، كما يجب مراعاة تنظيم المحتوى وإرفاقه بالأرقام والمعلومات التي تعزز من مصداقيته.
- تقديم مختصر للنقاط الرئيسية التي ذكرت في التقرير مع مراعاة عرض الأفكار بشكل تدريجي ومترابط لتيسير قراءة التقرير واستيعابه.
- التدقيق والتصحيح اللغوي للتقرير لضمان خلوه من أية أخطاء إملائية أو نحوية.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير اداري
المراحل الأساسية لكتابة تقرير العمل
هناك مجموعة من المراحل التي يجب الالتزام بها عند الشروع في معرفة كيفية كتابة تقرير عمل، ومن أهم تلك المراحل ما يلي:
الفهم المختصر للتقرير
والتي تعتبر أهم مراحل كتابة التقرير، حيث لابد من الإدراك الكامل للهدف المرجو من كتابة التقرير من أجل صياغته بشكل مفهوم للجهة المعنية بالتقرير.
جمع المعلومات
عقب إدراك الهدف من كتابة التقرير، لابد من تجميع البيانات الخاصة بالموضوع والتي يمكن الحصول عليها من مختلف المصادر، وتتناسب كمية المعلومات التي سيتم إدراجها في التقرير طرديا مع الهدف العام لكتابة التقرير، وتستطيع الاستعانة ببعض المراجع للحصول على المعلومات الخاصة بالتقرير.
تنظيم الأفكار
عقب الحصول على المعلومات المراد تناولها في التقرير، لابد من تنظيم أفكار التقرير الرئيسية على هيئة نقاط متسلسلة تمهيدا لعرضها داخل التقرير.
تحليل الأفكار
حيث يتم فيها دراسة ومناقشة الأفكار التي تم الحصول عليها والتأكد من مدى مصداقيتها قبيل البدء في كتابة التقرير.
كتابة التقرير
يتم في هذه المرحلة كتابة مسودة أولية للتقرير وتتضمن عرض فكرة التقرير الرئيسية، تحديد أبرز مصطلحات التقرير مع تفصيل الفكرة الرئيسية للتقرير، عرض الأدلة المتعلقة بالفكرة الرئيسية، شرح النقاط المتصلة بها.
مراجعة التقرير
والتي يتم فيها النظر إلى الشكل العام للتقرير وتعديل صياغته ليكون ملما بكافة التفاصيل المراد تناولها داخل التقرير.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير مدرسي ونماذج تقارير مدرسية متعددة جديدة
كيفية كتابة تقرير عمل
يتم كتابة تقرير العمل وفقاً لمجموعة من العناصر والمعايير والتي كان أهمها ما يلي:
الهدف من التقرير
عند كتابة التقرير لابد من مراعاة أن هذا التقرير سوف يتم قراءته من جانب أحد الأشخاص وهو المستهدف الأساسي من كتابة التقرير، ويتم كتابة التقرير غالباً للقيادات في العمل أو لاحد الأساتذة الجامعيين أو للجنة معنية بتقييم العمل، ويجب أيضاً معرفة العمر الزمني للشخص الذي يتم مخاطبته بواسطة التقرير، ونستخلص من ذلك ضرورة الحصول عن معلومات صادقة تتعلق بكل جوانب التقرير.
النهج العام للتقرير
ويقصد بنهج التقرير طريقة عرض وسرد الأفكار داخل التقرير، ففي حالة استخدام النهج من الأعلى إلى الأسفل يتم تقسيم التقرير كما يلي:
- كتابة خطوط القسم العريضة
- ثم خطوط الفرع العريضة
- ثم تخطيط الفقرة أو صياغتها على هيئة نقاط أو تدفق أفكار
- تتم صياغة تدفق الأفكار في صورة جمل تعزز من البنية العامة للتقرير.
- أثناء كتابة التقرير لابد من عدم إغفال الجداول والرسوم التوضيحية حال إعداد صياغة التقرير.
معايير جودة التقرير
هناك بعض الأسباب التي تجعل من التقرير صورة من صور التقييم المكتوب ومنها:
- استثمار ما تم اكتسابه من معارف ومعلومات فضلاً عما تم قراءته والبحث عنه.
- اكتساب المزيد من الخبرات والتجارب التي يمكن تطبيقها بطريقة أشمل في العمل.
- يتضمن التقرير عرضا تحليليا لبعض الظواهر وثيقة الصلة ببعض المشكلات.
- لابد من ذكر كافة المصادر التي تم الاستعانة بها وعدم القيام بسرقة المراجع، فضلاً عن صياغة التقرير بطريقتك الخاصة.
وعند صياغة تقرير جيد يوضح ذلك القدرة على:
- الإدراك الكامل للائحة الخاصة بالتقرير واستيعاب أهم أهدافها وشروطها.
- جمع كافة المعلومات المتصلة بالموضوع قيد البحث وتحليلها.
- إمكانية صياغة مادة متقنة ومترابطة الأفكار.
- وإمكانية تقديم تقرير يتفق مع التعليمات الخاصة به.
- إمكانية تقديم استنتاجات ملائمة ومرفقة بالأدلة والحجج.
- عرض بعض التوصيات المسبقة الدراسة.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير فعال خطوة بخطوة ومختلف أنواع التقارير
الهيكل العام للتقرير
هناك العديد من العناصر التي يجب أن يحتويها التقرير مع ضرورة التنويه عن أهمية إضافة الاسلوب الخاص بك حال كتابة تقرير العمل، ومن أهم تلك العناصر مايلي:
- العنوان وهو أهم عناصر التقرير ويمثل جملة مختصرة تجمع كل ما يحتويه التقرير، ولابد من اختيار عنوان يجذب القاريء حتى يحمل أثر مقبول لديه.
- الخلاصة والتي لابد أن تكون قصيرة ولا تزيد عن فقرتين فقط أو ما يعادل حوالي 250 كلمة، ولابد أن تحتوي الخلاصة على مضمون التقرير حيث تحدد استمرارية القاريء في قراءة التقرير من عدمها، لابد أن تحتوي الخلاصة ايضاً على بعض التفاصيل مثل عرض هدف التقرير أو محتواه أو النتائج التي تم الحصول عليها.
المقدمة والتي لابد أن تتضمن الإجابة عن معظم الاسئلة المثارة داخل التقرير لذلك ينظر للمقدمة على أنها صيغة مختصرة للتقرير، ولابد أن تتضمن المقدمة مايلي:
- ما هي المشكلة؟ ولابد ان تتضمن الهدف من التقرير
- ما هي المشكلة المراد حلها؟
- ما هي أسباب المشكلة؟
- هل تظل المشكلة بلا حل؟
- ماهي العوامل التي تساعد في حل المشكلة؟
- ماهي أهم النتائج؟
المعلومات الأساسية والتي تتضمن أهم الأسباب التي تم صياغة التقرير من أجلها، ومنها يصل القاريء لأسس الاستمرارية في قراءة التقرير.
الدراسات السابقة يتم فيها عقد مقارنة بين الطريقة الحالية لتناول المشكلة واسباب تناولها وبين طرق سابقة لعرض تلك المشكلة.
القسم المنهجي والذي يمكن تقسيمه إلى عدة نقاط رئيسية وهي:
- الخطوط العريضة لموضوع التقرير.
- استخدام الأرقام لعرض الأفكار الرئيسية في صورة نقاط.
- المصطلحات والتي يتم عرضها تفصيليا داخل التقرير.
النتائج وهي أحد العناصر الفنية داخل التقرير وتشمل الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ماهي الجوانب المراد تقديمها؟
- هل تم التحقق من الفروض داخل التقرير؟
- ما هي معايير قياس الأداء؟
- ما هي النتائج ولماذا جاءت بتلك الطريقة؟
وقد يتطلب عرض النتائج على شكل رسوم توضيحية أو مخططات بيانية، كما يمكن سرد النتائج في نقاط حال تعددها.
وبهذا تم الحديث عن كيفية كتابة تقرير عمل وأهم خطوات كتابته والمراحل الواجب اتباعها لكتابة التقرير، كما تم عرض أهم عناصر هيكل التقرير والتي لابد من سردها بدقة داخل التقرير.
