جدول المحتويات
لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبا للكثير من أفراد المجتمع الذي يحمل أهمية كبرى حال تنظيم الفعاليات، ويتوقف ذلك على عدة عوامل لا بد من مراعاتها للخروج بأفضل النتائج ومن أبرزها اختيار الموعد المناسب وتحديد الهدف من إقامة الفعاليات والقطاع المستهدف من الجماهير.
لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبا للكثير من أفراد المجتمع؟
تبدأ الإجابة عن لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبا للكثير من أفراد المجتمع بالتطرق إلى أن الفعاليات يتم عقدها خلال فترة المساء عقب انتهاء ساعات النهار التي تكون مصحوبة بارتفاع في درجات الحرارة وزيادة في معدلات الرطوبة، وقد جاء ذلك السؤال ضمن منهج الفصل الدراسي الثاني لمادة لغتي التي يدرسها تلاميذ الصف الثالث المتوسط بالمملكة العربية السعودية.
شاهد أيضًا: افكار للاحتفال في اليوم الوطني الكويتي 2023
معايير اختيار أنسب أوقات الفعاليات
هناك مجموعة من المعايير الواجب توافرها لتحديد أنسب أوقات إقامة الفعاليات وكانت كالتالي:
- التاريخ المناسب: حيث يجب الاهتمام بالربط بين طبيعة الحدث المنتظر إقامته وبين تاريخ حدوثه.
- التزامن مع حدث هام: فقد يرتبط إقامة فعالية معينة بالتزامن مع حدث آخر ذات شهرة مثل الإعلان عن أحد المنتجات.
- التوقيت المناسب: حيث لابد من اختيار أفضل توقيت لبعض الفعاليات، فعلى سبيل المثال تعد العطلات الأسبوعية أو الإجازات الصيفية أنسب الأوقات لإقامة المعارض العامة.
- توقيت المنافسين: حيث يجب تفادي إقامة الفعاليات بالتزامن مع الفعاليات أو الأحداث التي قد يقيمها بعض الأطراف المنافسة والتي قد تستهدف أيضًـا نفس القطاع من الجمهور.
- عوامل خارجيّة: حيث توجد بعض العوامل التي قد تؤثر بشكل ملحوظ على إقامة الفعاليات والتخطيط لها، مثل عوامل الطقس أو الأحداث السياسية مثل عقد الانتخابات، أو وجود مناسبات أو عطلات قد تحمل أثر مباشر على جمهور الفعاليات.
- موسم الذروة: حيث يجب تفادي إقامة الأحداث في مواسم الذروة، لما قد تحمل من أثرًا سلبيا على معدل الحضور وليس هذا فحسب، بل يرفع من قيمة التكلفة.
- الجانب المالي: لابد من مراعاة النفقات المطلوبة لإقامة الأحداث، كما يجب مراعاة مدى ملائمة الجمهور المستهدف من الحدث و الرعاة الرسميون له.
- اختيار يوم محدد: حيث يجب الأخذ في الاعتبار اختيار أفضل يوم لإقامة الحدث به.
- أنسب توقيت باليوم: يعد اختيار الوقت الملائم من اليوم من أهم محددات نجاح الحدث، كما يعد عاملا مؤثرا في كل من حضور الجماهير وميزانية الحدث.
- مدة الحدث: حيث يجب التحقق أن مدة الحدث تكفي لتحقيق الغرض المقام من أجله مع مراعاة عدم الإطالة بشكل يؤدي لانصراف اهتمام الجمهور عن الحدث.
شاهد أيضًا: افكار عن اليوم العالمي للمسنين جديدة للاحتفال 2023
أنواع الفعاليات وأنسب الأوقات لإقامتها
يمكن تحديد أفضل الأوقات الخاصة بإقامة الفعاليات وفقا للهدف من الحدث ونوعه ويتمثل ذلك فيما يلي:
- المؤتمرات أو الندوات: فعند عقد الأحداث، لابد من تجنب الأوقات التي تكون ذات طقس حاد سواء كان شديد الحرارة بالصيف أو شديد البرودة بالشتاء، ويفضل ألا يتم عقد المؤتمرات أيضًـا في أوقات العطلات السنوية فقد يتسبب ذلك في قلة الحضور بشكل ملحوظ، كما يفضل أيضًا إقامة المؤتمرات في الأيام من الثلاثاء حتى الخميس لضمان احتفاظ الحضور بنشاطهم.
- فعاليات تكوين الفريق: يفضل عقد فعاليات تكوين الفريق في عطلات نهاية الأسبوع، حيث تهدف تلك الفعاليات في تقوية روابط الصلة بين أعضاء المؤسسة الواحدة دون الإضرار بمصالح المؤسسة.
- فعاليات الشبكات: يفضل عقد تلك الفعاليات في مساء يوم الخميس على أن تكون الفعالية مصحوبة بالطعام والمشروبات من أجل تجاذب أطراف الحديث وترك المسؤوليات جانبًا.
- المعارض التجارية: تحتاج فعاليات المعارض التجارية إلى تخطيط منفصل، حيث يجب تجنب عمل معارض بالتزامن مع وجود عدة معارض أخرى في المجال ذاته، لذلك يعد تحديد الوقت عامل شديد الأهمية للحصول على الرواج المطلوب.
- فعاليات طرح المنتج: تعد الفترة الصباحية من يوم الثلاثاء والخميس من أنسب أوقات عمل مؤتمرات صحفية لطرح منتج معين، أما عن عرض ومناقشة المنتج، يمكن أن تتم خلال ساعات الذروة وعلى مدار اليوم.
شاهد أيضًا: متى يبدا موسم الرياض 1444 .. وما هي اهم الفعاليات التي يتضمنها 2023
معايير تخطيط الفعاليات
هناك مجموعة من المعايير التي يجب الاستناد إليها حال تخطيط الفعاليات والتي تتمثل فيما يلي:
- تحديد الفئة المستهدفة، حيث يجب تحديد الجمهور الذي سوف يتم مخاطبته وتلبية احتياجاته عبر تلك الفعاليات.
- تحديد التفاصيل والأنشطة والخطط الزمنية الموضوعة التي ستشملها الفعاليات.
- تنظيم المواعيد من أجل الحصول على أعلى معدل للرواج والحضور خلال الفعاليات.
- تحديد الأهداف التي تم إقامة الفعاليات من أجل تحقيقها.
- تحقيق الانسيابية والمرونة في تخطيط واختيار فقرات وبرنامج الفعالية ووضع برامج بديلة للتخلص من أي مفاجآت محتملة.
على ذلك تمت الإجابة عن لماذا يُعدّ توقيت الفعاليات مناسبا للكثير من أفراد المجتمع وكانت الإجابة أن أنسب الأوقات تكون خلال فترة المساء، كما تم التعرف على أهم أنواع الفعاليات وأفضل الأوقات لإقامتها، وأهم معايير التخطيط للفعاليات.
