جدول المحتويات
الخطابات الرسمية جاهزة التي تعد من أهم وسائل المخاطبة والتواصل بين الشركات والمؤسسات، وتكمن أهميتها في تسهيل الإجراءات واختصار الوقت والجهد، وتعتبر مرجع هام حال الاستعانة بها، وتتعدد أنواع الخطابات الرسمية؛ منها النوع الإداري والذي يتعلق باستدعاء الموظفين أو صدور قرارات إدارية، كما يتعلق بعضها بالشأن التجاري مثل الخطاب الدعائي.
طريقة كتابة الخطابات الرسمية
في إطار الحديث عن الخطابات الرسمية pdf، لابد من الإشارة إلى الطريقة المتبعة في كتابة الخطابات الرسمية، والتي تتمثل فيما يلي:
- الوقوف على سبب تحرير الخطاب من أجل اختيار أنسب صيغة وأفضل طريقة لكتابته، حيث أن الخطاب الرسمي الإداري يختلف عن ذلك الخطاب التجاري.
- البدء في تجهيز الأدوات الخاصة بكتابة الخطاب، والتي تتمثل في أوراق مطبوعة بشعار الشركة أو المؤسسة، والكتابة في ملف وورد، الكتابة بنمط الخط arial، وحجم الخط 16، وحال كتابة الخطاب بخط اليد؛ لابد من الحرص على الكتابة بقلم لونه أزرق ليتم تمييز أصل الخطاب عن صورته، لا يتم إضافة إطار للخطاب مع الحرص على وجود مسافة قيمتها سطر ونصف بين كل سطر.
- يتم بدء الخطاب بتوجيه السلام، ثم كتابة اسم الشخص أو الجهة المنوطة باستلام الخطاب، ثم إلقاء التحية وإضافة كلمة السيد/……، ويتم كتابة عبارة “تحية طيبة وبعد” في السطر التالي، ثم البدء في تحرير الخطاب.
- لابد أن يشتمل مضمون الخطاب على كلمات دقيقة وواضحة ومختصرة، مع الحرص على عدم اختزال النقاط الأساسية والمعلومات الضمنية، لذلك يفضل أن يأتي المضمون على هيئة نقاط ليتسم بالمزيد من التفصيل والوضوح.
- عند نهاية الخطاب؛ يتم إضافة عبارة ختامية مثل” ولكم جزيل الشكر ” ثم يتم إضافة اسم المرسل بشخصه واسم المؤسسة المرسلة، وإضافة التوقيع.
شاهد أيضاً: نموذج خطاب شكر على الجهود
شروط كتابة الخطابات الرسمية
هناك مجموعة من الشروط الواجب اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية pdf، وتتمثل تلك الشروط فيما يلي:
- كتابة الكلمات داخل الخطاب بشكل واضح ودقيق.
- التأكد من صحة المعلومات المضافة في الخطاب.
- خلو الخطاب من الأخطاء الإملائية أو اللغوية.
- كتابة الخطاب بأسلوب موضوعي، والابتعاد عن إضافة التعبيرات الجمالية وصيغة المدح.
- الحرص على الإيجاز والاختصار داخل الخطاب دون حدوث خلل في مضمونه.
- يأخذ الخطاب طابع رسمي في صياغته.
- الحرص على ترتيب وتسلسل أفكار الخطاب.
الخطابات الرسمية جاهزة
هناك عدة نماذج لصيغة الخطابات الرسمية pdf، والمتمثلة فيما يلي:
النموذج الأول
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
مع أسمى التحيات أقدمها لكم، أما بعد..
السيد الأستاذ/………………………مدير المؤسسة/………………………..
يشرفني أن أكون قادراً على التواصل مع شخصياتك المتميزة من خلال هذا الخطاب، وأغتنم هذه الفرصة لأعبر عن امتناني العميق لجهودكم الضخمة والمؤثرة في المنظمة، وأود أن أذكر بعض النقاط الأساسية المهمة في عملية العمل، أي…………………، أتمنى أن تحصل هذه النقاط والاقتراحات على اهتمامك.
تحياتي الشخصية الصادقة
المرسل إليه/………………………..
التاريخ/…………………………….
التوقيع/……………………………
الختم/…………………………….
النموذج الثاني
تحريرا بتاريخ……../………/………………….
بعد التحية….
إلى السيد الأستاذ/……………………….رئيس مجلس الإدارة/……………………………
يشرفني أن أقدم لكم هذا الخطاب حتى نتمكن من استخدامه لتوضيح رغبتنا في المزيد من اتفاقيات التعاون بين الشركتين، خاصة وأننا أولينا اهتماماً وثيقاً بما تمكنت شركتك من إنجازه في الماضي فترة زمنية قصيرة جميع الوظائف تعمل في مجال……………….
خالص التحيات والتقدير..
المرسل/………………………….رئيس مجلس إدارة الشركة/………………………………..
رقم الاتصال/…………………………………..
البريد الإلكتروني/…………………………….
التوقيع/……………………………………….
ختم الشركة/……………………………
شاهد أيضاً: صيغة خطاب تمديد تأشيرة خروج وعودة مكتوب doc جاهز
الخطابات الرسمية الحكومية
تعد الخطابات الرسمية المتداولة بين المؤسسات الحكومية من أبرز أنواع الخطابات الرسمية pdf، وتأتي بالصيغة التالية:
النموذج الأول
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
السيد الأستاذ/…………………………مدير القسم/…………………….
بعد التحية.
أنا أطلب منك عاجلاً نقلي من قسم عملي الحالي إلى فرع آخر أقرب إلى مكان إقامتي، حتى أتمكن من مواصلة العمل والممارسة كل يوم دون ضغوط جسدية ومادية، وأتمنى السرعة بالرد.
مع كل الشكر والتقدير..
المرسل/…………………………موظف بفرع/………………………….
رقم الهاتف/………………………………
البريد الإلكتروني/………………………..
التوقيع……………..
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته…
تاريخ اليوم……../……../…………….
المرسل/………………………إلى المسؤول عن القسم/…………………………. السيد/………………………………..
يسعدني جداً أن أعبر عن امتناني وتقديري لك، أريد أن أخبرك أنني أكملت التعلم اللازم للعام الجديد والخبرة الكافية لأكون مؤهلاً للترقية إلى منصب أعلى، لذلك لم تصدر الوكالة ترقيتي حتى الأن، أطلب منك أن تقرر هذا حتى يمكنك نقله بسرعة إلى المستوى الوظيفي المطلوب.
وهنا أود أن أتقدم لكم بخالص الشكر والتقدير وإرفاق جميع المستندات الداعمة.
التوقيع/…………………………………
النموذج الثالث
التاريخ……../………/………………..
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
السيد الفاضل مدير دائرة/…………………………….
أريد أن أكتب إليكم لأعبر لكم عن خالص امتناننا لكم على جهودكم المتميزة، وأود أن أتحدث عن سلسلة من الاقتراحات والنقاط المتعلقة بمسيرة العمل، مثل/………………………..، والتي سيتم أخذ هذه الاعتمادات منها يمكنك قدر الإمكان تطبيقها.
مع كل الشكر والاحترام
المرسل/…………………………موظف بقطاع/…………………..مصلحة/………………………فرع/………………….
التوقيع/………………………..
شاهد أيضاً: نموذج خطاب مطالبة مالية لديون متأخرة
الخطابات الرسمية للشركات
تأتي نماذج الخطابات الرسمية التي يتم التعامل من خلالها بين الشركات على النحو التالي:
النموذج الأول
تاريخ اليوم……../………/………………..
خطاب مقدم من/………………………..مدير الوكالة/……………………..
بعد التحية…
السيد الأستاذ/…………………………..مدير الشركة/………………………….
أرسل إليكم هذا الخطاب للتعبير عن تقديرنا لجهود الشركة غير المسبوقة في المجال…………………..، والتي تحفزنا على التوصل بشغف إلى بعض اتفاقيات العمل بين الشركتين لتحقيق المصالح المشتركة لكلا الشركتين، ونأمل أن يكون لدينا تواصل نشط معنا في المستقبل.
مع خالص التقدير والاحترام
توقيع/…………………………
وختم/…………………………
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
السيد الأستاذ/……………………..مدير الشركة/…………………………..
أود أن أشكرك من أعماق قلبي، ويسعدني أنك نجحت في إدارة الشركة بطريقة إدارة حكيمة وناجحة، وقدمت طلباً لزيادة حصة المنتج الشهرية من منتجات شركتك، علماً أنه سيتم مضاعفة الطاقة الإنتاجية للشركة والكمية والوقت المطلوب وتفاصيل أخرى.
خالص التحيات والتقدير.
المرسل/………………………….مدير الشركة/……………………….
ختم الشركة وتوقيعها/…………………………
نماذج خطابات رسمية باللغة العربية
النموذج الأول
بعد السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
التاريخ……./………/…………
إلى مدير منظمة/………………………….الأستاذ/……………………….
يشرفني أن أرسل إليكم هذه الرسالة للتأكيد على بعض شروط التعاون بيننا، وأريد أن أوضح (سبب إرسال الرسالة) وأتمنى أن أسمع قريباً عن آرائكم وإنكم تتخذون إجراءات عملية بشأن هذه القضية الهامة والعاجلة.
المرسل/……………………………مدير الشركة/…………………….
التوقيع/………………………………..
النموذج الثاني
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته..
بعد ذلك..
تحرير في تاريخ……./………/……………..
السيد/……………………رئيس مجلس إدارة شركة/……………………………..
أتقدم لكم بخالص تحياتي وتقديري، وأطلب من محترميكم مد يد العون للرجوع عن قرار نقل الموظف/………………………صاحب رقم البطاقة/………………………………من قسم العمل لدينا إلى قسم آخر، خاصة بسبب حاجة القسم إليه، وأيضاً هذه رغبة الموظف.
مع كل الشكر والتقدير..
مقدم لكم/………………………..رئيس القسم/…………………………..
التوقيع والختم/……………………………………..
شاهد أيضاً: خطاب التقديم على وظيفة مكتوب بأكثر من صيغة مختلفة
على ذلك تم التعرف على كيفية صياغة الخطابات الرسمية جاهزة pdf، وطريقة كتابة هذه النوعية من الخطابات، والشروط المتبعة لكتابتها، وعرض نماذج متعددة للخطابات الرسمية الحكومي منها والخاص بالشركات وباللغة العربية.
