جدول المحتويات
مواصفات الشخص الذي يعمل بمهنة مدخل بيانات والتي تعتبر واحدة من احد الوظائف الفريدة من نوعها، كما أنها مثل أي مهنة تحتاج لمجموعة من المواصفات التي يجب توفرها في الشخص الذي يعمل بها، والتي يتمكن من خلالها من ممارسة العمل الذي يعمل به نجاح، حيث تحتاج هذه الوظيفة إلى الموظفين الأكفاء الذي يقومون بأداء العمل بمهارة ودقه كبيرة.
وظيفة مدخل البيانات
وظيفة من الوظائف المهمة جدًا في قطاعات الأعمال المختلفة ومختلف الشركات الصغيرة أو الضخمة، حيث يحتاج كل مجال من المجالات التالية على فريق كامل من مدخلي البيانات والذي يتكون من شخص أو فريق عمل متكامل، والجدير بالذكر أن وظيفة إدخال البيانات لها أهمية كبير في الشركات التي تعتمد بشكل رئيسي على قواعد البيانات، لذلك لا يمكنهم الاستغناء عن مدخلي البيانات، والهدف الرئيسي من هذه الوظيفة هو ضمان تسجيل وحفظ وتنسيق البيانات بالشكل المطلوب، إلى جانب تسجيل وحفظ وتخزين جميع المدخلات التي تخص الشركة حتى يتم الرجوع إليها عند اللزوم.
شاهد أيضًا: المهارات الشخصية التي يجب ان يمتلكها مدخل البيانات
الوصف الوظيفي لمدخل البيانات
يطلق على موظف مدخل البيانات باللغة الإنجليزية Data Entry وهو الشخص الذي يقوم بتعبئة وملء وتنظيم القواعد الخاصة بالشركة بصورة منتظمة، كما أنه لا يقوم بإدخال البيانات فقط بل يقوم أيضًا بمراجعة وتعديل البيانات بصورة مستمرة وذلك بهدف التأكد من إدخالها بشكل صحيح، بالإضافة إلى إنشاء قواعد البيانات بطريقة تضمن سلامتها من أي ضرر قد تتعرض له، أو حذفها بأي شكل.
مواصفات الشخص الذي يعمل بمهنة مدخلة بيانات
تعتبر وظيفة مدخل البيانات واحدة من احد الوظائف التي تتطلب من الموظف أن يتمتع بمهارة عالية حتى يتمكن من ممارسة العمل بنجاح، ومن أهم تلك المواصفات ما يلي:
- يتقن مهارة الكتابة.
- يتقن مهارات الكمبيوتر المختلفة.
- يمتلك القدرة على الحفاظ على سرية البيانات.
- يكون حاصل على دبلوم كمبيوتر أو شهادة الثانوية العامة مع حصوله على دورات كمبيوتر، أو حاصل على بكالوريوس في الحاسوب.
- يتمكن من إجراء الفحص الطبي بشكل سليم.
- يمتلك خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات.
- عمره اقل من 30 عام.
- يتسم بالذكاء العام، ولديه القدرة على تعلم كل ما هو جديد.
- يمتلك قدرات خاصة مثل الاهتمام بالطابع والميول.
- يتقن مهارة اللغة الإنجليزية.
- يمتلك مهارات اجتماعية.
- يتمتع بمظهر حسن وحاضر البديهة.
شاهد أيضًا: انظمة ادارة قواعد البيانات … مكونات انظمة ادارة قواعد البيانات وأنواعها بالتفصيل
المهارات والكفاءات الجوهرية لمدخل البيانات
هناك مجموعة من المهارات التي يجب توافرها في مدخل البيانات، وهذه المهارات هي:
- القدرة على التخطيط والتنظيم.
- القدرة على جمع المعلومات والتعامل معها.
- المقدرة على حل المشكلات.
- القدرة على اتخاذ القرار.
- القدرة على العمل تحت الضغط.
- معرفة القواعد وعلامات الترقيم.
- القدرة على إنهاء العمل في الوقت المطلوب.
- القدرة على إدخال البيانات بشكل سريع ودقة متناهية.
مهام ومسؤوليات مدخل البيانات
يقوم موظف مدخل البيانات بالعديد من المهام، وفيما يلي سيتم عرض مجموعة مميزة من تلك المهام وهي:
- تنظيم وتحضير البيانات.
- استخدام أنظمة الحماية المختلفة.
- عمل النسخ الاحتياطية للبيانات.
- عمل كشوفات العمل المختلفة.
- ترتيب البيانات وإدخال بطريقة تجذب من يشاهدها من الزوار على الموقع.
- عمل تحديث لبيانات العملاء أول بأول.
- تعديل البيانات التي تم إدخالها بشكل مستمر بناء على التغيرات التي تحدث للشركة.
- حذف الملفات المكررة.
- التأكد من دقة البيانات والمعلومات ومدى صحتها.
- العمل على تحديث البيانات والمعلومات أول بأول.
- التواصل مع فريق العمل التقني حتى يتم التأكد من حماية البيانات التي تم إدخالها بشكل مستمر.
- تسجيل وحفظ ونقل البيانات لطرق التخزين المختلفة.
- توفير طرق سهلة وسريعة للاستعلام عن البيانات والتوصل إليها بشكل سريع.
- الاحتفاظ بالملفات المهمة وحذف الملفات الغير مهمة.
- طباعة التقارير اليومية بشكل مستمر.
- إجراء المسح الضوئي على البيانات أول بأول.
شاهد أيضًا: لماذا نستخدم الشبكات بالإضافة الى مشاركة البيانات؟ ماهي مميّزاتها الأُخرى ؟
أنواع مدخل البيانات
ينقسم مدخل البيانات إلى قسمين من الأشخاص، وهذا ما سيتم توضيحه من خلال السطور التالية:
مدخل البيانات المبتدئ
ويطلق عليه اسم Junior Data Entry ، وهو الشخص الذي يكون مبتدئ في هذه الوظيفة، حيث انه يقوم بإدخال البيانات إلا أنه لا يمتلك المهارات الضرورية اللازمة لعملية الإدخال بشكل كافي، كما انه لا يمتلك إلا كمية قليلة من الصلاحيات مثل عدم قدرته على التصرف إذا ظهر له خطأ في النظام.
مدخل البيانات المحترف
ويطلق عليه Advance Data Entry وهو من يقوم بإدخال البيانات بمهارة حيث انه يمتلك العديد من المهارات المختلفة، ويتمكن من جميع المواقف التي قد تطرأ عليه، فهو يشبه التقني بشكل كبير، وذلك يرجع إلى خبرته الواسعة في هذا المجال، بالإضافة إلى الخبرات الكثيرة التي يتمتع بها مدخل البيانات المتقدم أو المحترف.
شاهد أيضًا: كيف يتم تعريف جدول البيانات؟ وما هي فوائد استخدامه؟
وبهذا نكون قد تعرفنا على مواصفات الشخص الذي يعمل بمهنة مدخل بيانات ، والتي تتمثل في إتقان مهارة الكتابة، وكذلك مهارات الكمبيوتر المختلفة، والقدرة على حفظ سرية البيانات، إلى جانب العديد من المواصفات الأخرى، وتعتبر هذه الوظيفة واحدة من أهم الوظائف للشركات التي تعتمد بشكل كبير على إدخال البيانات، لذلك فإنها لا تقوم بالاستغناء عن مدخل البيانات.
