ما هي مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال

ما هي مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال، فالْمهارة بشكل عام، هي القدرة على فعل شيء ما، وهي مهارات مختلفة في أشكالها وأدائها، فقد تكون المهارة بدنية، مثل مهارة السباحة وغيرها، وقد تكون مهارة فكرية، مثل مهارات التفكير والنقد، والوقت من بين الأشياء التي تحتاج إلى المهارات الفكرية، وفي مقالنا اليوم عبر موقع مقالاتي سوف نتعرف على ما هو تنظيم وإدارة الوقت وما هي المهارات المطلوبة لذلك وكل ما يخص هذا الموضوع. 

تنظيم وإدارة الوقت

تنظيم وإدارة الوقت هما عمليتان متداخلتان ومكَملتان لبعضهما البعض، حيث أن إدارة الوقت هي عملية تنظيم وتخطيط لكيفية تقسيم الإنسان لوقته بين الأنشطة المختلفة، وبالتالي فإن إدارة الوقت تتطلب تنظيمه، وتنظيم الوقت يؤدي إلى إدارته بشكل يطور حياة الإنسان، كما تعني إدارة الوقت، تنظيم الوقت بذكاء لاستخدامه بشكل أكثر فعالية، وهذا يجعل الإنسان يقوم بجهد أقل بكثير، مع إنتاج المزيد في وقت أقل، وذلك حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية، وبشكل واقعي أكبر، نحن كبشر نملك جميعنا 24 ساعة في اليوم الواحد، وفي حين نجد أن هناك الكثير من الأشخاص يحققون المزيد في وقتهم أكثر من غيرهم، إلا أن غيرهم لا ينجحون بذلك، وهذا كله يعتمد على خاصية أو مهارة تنظيم الوقت وإدارته.[1]

شاهد أيضًا: افضل جدول تنظيم الوقت

مهارات تنظيم وإدارة الوقت

سواء على الصعيد الشخصي أو المهني أو التعليمي أو أي صعيد آخر لحياة الإنسان، فإنّ إدارة الوقت الاستثنائية بالمجموعة الصحيحة تبدأ من المهارات المتبعة في تنظيم الوقت، وبشكل عام، لا يوجد تطبيق لإدارة الوقت أو تقنية أو حتى نصيحة بسيطة يمكن أن تساعد الإنسان على إدارة وقته بشكل أفضل، إذا لم يطور في البداية بعض المهارات الأساسية لإدارة الوقت وتنظيمه، وفيما يلي نتعرف على بعض المهارات الأساسية التي يحتاجها الإنسان لتنظيم وقته وإدارته بشكل فعال في أي مجال من مجالات الحياة التي تواجهه.[1]

التنظيم

بشكل عام، الإنسان المنظم في الحياة، هو إنسان قادر على النجاح أكثر من غيره، وهذا ينطبق على تنظيم الوقت، الذي هو أحد الجوانب الهامة التي يجب على الإنسان الناجح تنظيمها، ويمكن أن يساعد تنظيم الوقت في الحفاظ على صورة واضحة لما يحتاج الشخص لإِكماله ومتى، وقد يعني التنظيم الجيد الحفاظ على تقويم محدث، والقدرة على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة، ووجود بيئة مرتبة، وتدوين ملاحظات مفصلة ودقيقة.

تحديد الأولويات

تعرف الأولويات على أنها المسؤوليات التي يجب القيام بها أولاً قبل غيرها، والسير فيها بالترتيب من الأشد أهمية إلى الأقل، ويعد تقييم المسؤوليات من حيث الأولوية أمرًا أساسيًا في أن يكون الشخص مديرًا جيدًا لوقتِه، وهناك العديد من الطرق لتحديد أولويات ما يحتاج المرء إلى تحقيقه، فقد يقرر الشخص إكمال العناصر السريعة والبسيطة، متبوعة بعناصر أطول وأكثر تعقيدًا، أو يمكن تحديد أولويات المهام التي تبدأ بالمهام الأكثر حساسية للوقت، كما يمكن وضع مزيج من الاثنين معاً.

تحديد الهدف

تحديد الأهداف بشكل صحيح يعتبر جوهر عملية إدارة الوقت، وهو متعلق بمهارة تحديد الأولويات، فمَعرفة الإنسان لما يريده، يعتبر منتصف الطريق إلى النجاح، وهذه المعرفة تتضمن وضع الأهداف، ولكن يجب وضع الأهداف القابلة للتحقيق والقياس، ولذلك عند شروع الشخص بتحديد الأهداف المطلوبة من العمل، يجب أن يتأكد من أن الأهداف التي يضعها في قائمته قابلة للتحقيق بسهولة من جهة، وقابلة للقياس لمعرفة نتائجها وجود هذا الإنتاج.

التخطيط

التخطيط هو جزء هام من أي عمل كبير أو صغير يقوم به الإنسان، بما في ذلك التخطيط للوقت، سواء كان التخطيط اليومي، أو التخطيط على المدى الطويل، والتخطيط اليومي هو جزء أسَاسي من إدارة الوقت، وهو متعلق بكيفية إنجاز الأشياء مع الالتزام بالجدول الزمني الموضوع، ولذلك يجب أن يتأكد الشخص من بدأ يومه بفكرة واضحة عما عليه القيام به في هذا اليوم، بالإضافة إلى قائمة المهام الأخرى، وهذا يشمل العديد من الأنشطة، والتي يحددها الشخص ذاته، كأن يبدأ يومه بالرياضة ثم الإفطار ثم بدأ العمل ثم الاستراحة وهكذا.

إدارة الإجهاد

إدارة الإجهاد من الأشياء المهمة في كل عمل يقوم به الإنسان، والمقصود بها التوفيق بين العمل وصحة الإنسان، وبالتزامن مع إدارة الوقت، يجب عليه أيضاً أن يراعي صحته العقلية، وذلك له فوائد عدة، فمثلاً، يمكن أن يساعد التعامل مع التوتر بطريقة إيجابية، على البقاء متحمسًا والأداء الجيد عند الالتزام بالجدول الزمني الذي وضعه الشخص نفسه، وأبسط الطرق وأكثرها فاعلية لتفعيل ذلك، يمكن تضمين فترات راحة صغيرة على مدار اليوم، أو بمكافأة الشخص نفسه بطرق صغيرة أثناء إنجاز المهام، وما إلى ذلك من الأشياء التي تضمن صحته وتؤمن له الدفع المعنوي للمضي قدماً.

وضع الحدود وكلمة لا

وضع الحدود هو قدرة الشخص على قول كلمة “لا” في الوقت والمكان المناسبين، فحتى يكون الإنسان جيدًا في إدارة الوقت، عليه أن يتعامل مع وقته على أنه أثمن مورد يمتلكه في الحياة، وهذا يعني وضع حدود واضحة جدًا للأشخاص الذين يرغبون في تفويض المهام لهذا الشخص، أو إشراكه في مشاريع وأنشطة ليست من أولوياته، وفي هذا الصدد، فإن قول كلمة لا، هو من أهم المهارات في إدارة الوقت، ومثلما يجب أن يتعلم الشخص أن يقول لا للآخرين، عليه أيضًا أن تتعلم كيف يضع حدودًا لنفسه، وإذا كان لا يعرف كيفية القيام بذلك، فمن المهم جداً أن يتدرب على وجود حدود لإدارة وقته بشكل جيد وتحقيق أهدافه في النهاية.

تفويض المهام

هناك فرق بين وضع الحدود والتفويض، فالحدود وقول كلمة “لا” يتعلق بحماية وقت الإنسان، بينما تفويض المهام يتعلق بالاستفادة من وقت الآخرين، وهذا يعد خطوة مهمة جدًا في جعل الإنسان خبيرًا في إدارة الوقت، وتتمثل النقطة الرئيسية لتفْويض المهام، في قدرة التركيز على الأنشطة ذات القيمة الأعلى وتنحية الباقي، وهو نوع من التخصص، ومن خلاله، يمكن إشراك الأشخاص الذين هم أكثر خبرة في بعض الأشياء بعمل الشخص، مما يعني أنه يمكنهم أداء بعض المهام بشكل أفضل وأسرع، وهذه عملية ليست سهلة، فيجب أولاً إيجاد الأشخاص المناسبين الذين يمكن الوثوق بهم والذين سينجحون بالفعل، ثم بناء علاقة معهم والتواصل بشكل صحيح مع تعريف العمل المنجز ومعايير القبول.

جدولة المهام

قد يعرف الإنسان دائماً ما عليه القيام به، ولكنه قد يفتقر إلى معرفة متى يجب عليه القيام بذلك، وهذا أسوأ ما يمر به المرء، فَالتوقيت هو كل شيء في خطة النجاح، ولذلك يجب تنظيم العمل بإقامة الجداول الزمنية، حيث أن عمل جدول مهام واتباعه يقلل من القلق عند الإنسان، وهذا يتطلب في البداية إنجاز المهام الصعبة بينما لا يزال الشخص يشعر بالانتعاش، بالإضافة إلى إزالة الأنشطة غير الأساسية أو المهام الزائدة، وتحديد ما هو المهم وما الذي يستحق صرف الوقت عليه، وهذا يؤدي إلى توفير المزيد من الوقت لقضائه في أشياء مهمة حقًا.

وسائل وتقنيات تنظيم وإدارة الوقت

يمكن تحقيق التوازن بين العمل والحياة من خلال الإدارة الفعالة للوقت، وغالباً ما تساعد وسائل وتقنيات إدارة الوقت في الاستفادة بشكل أفضل من الوقت وزيادة الإنتاجية الشخصية، ومن أهمها:[2]

• تحليل باريتو: المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20، والهدف منه هو المساعدة في تحديد أولويات المهام الأكثر فعالية في حل المشكلات.
• الخرائط الذهنية: وهي أدوات يتم استخدامها لطباعة الأفكار من العقل إلى خريطة يتم تصميمها على عدة برامج.
• مصفوفة إيزنهاور: وهي نظام قائمة المهام في أربعة أجزاء منفصلة، وفرزها حسب المهم مقابل غير المهم، والعاجل مقابل غير العاجل.
• تقنية بومودورو: تستخدم هذه التقنية مؤقتًا لتقسيم العمل إلى فترات زمنية، وتُعرف كل فترة زمنية باسم Pomodoro.
• طريقة إنجاز المهام GTD: هذه العملية التي أنشأها المؤلف David Allen، تساعد على إنجاز المهام من خلال تسجيل المهام على الورق ثم تقسيمها إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ.

أهمية مهارات تنظيم وإدارة الوقت

تعتبر مهارات إدارة الوقت مهمة لأنها تساعد الإنسان على تنظيم عمله بطريقة تسمح له بتحقيق الأهداف المطلوبة، وذلك على كافة الأصعدة، فمثلاً، فمن يطلب الحصول على الوظيفة، فهو بحاجة إلى وقت لتَحديث سيرته الذاتية وإِكمال الخطوات اللازمة للحصول على وظيفة، وكذلك الأمر لمن يمتلك وظيفة بالفعل، فَالحفاظ على التقويم والاجتماعات والمهام أمرًا ضروريًا للنجاح في دور الشخص في مؤسسته أو شركته، وهذا ينطبق على الطالب والمعلم والمهندس والطبيب وأي إنسان يصبو للنجاح، كما يتيح إدارة الوقت بشكل جيد أيضًا أن يكون لدى الإنسان مساحة ليكون مبدعًا واستباقيًا في تحقيق أهدافه.[2]

فوائد تنظيم وإدارة الوقت

القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال أمر مهم للغاية، حيث تؤدي الإدارة الجيدة للوقت إلى تحسين الكفاءة والإنتاجية وتقليل التوتر وزيادة النجاح في الحياة، وفيما يلي بعض فوائد إدارة الوقت بفعالية:[3]

• تخفيف التوتر: ويتبين ذلك من خلال إحراز التقدم الملموس، ويساعد هذا على تجنب الشعور بالتوتر والقلق بشأن المخاوف من القدرة أو عدم القدرة على إنجاز المهام بالوقت المطلوب وفق الإنتاجية المتوقعة.
• كسب المزيد من الوقت: فالإدارة الجيدة تمنح الشخص وقت إضافي يمكن قضائه في الحياة اليومية، حيث يتمتع الأشخاص الذين يمكنهم إدارة الوقت بشكل فعال، بوجود المزيد من الوقت الذي يمكن استثماره في الهوايات أو الأنشطة الشخصية الأخرى.
• كسب المزيد من الفرص: فَمهارات إدارة الوقت الجيد هي الصفات الرئيسية التي يبحث عنها أصحاب العمل، من حيث إنها تؤدي إلى المزيد من الفرص وتقليل الفرص الضائعة في الأنشطة التافهة.
• الإنتاجية العالية وتعزيز الربحية: فمهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال، تعزز القدرة على تحديد الأولويات وجدولة الأعمال، وهو أمر مرغوب فيه للغاية لأي منظمة، لأن هذا يقوي الإنتاجية لها ويرفعها لأعلى المستويات، وبالتالي يعزز الربحية.
• القدرة على تحقيق الأهداف: فَالأفراد الذين يمارسون الإدارة الجيدة للوقت بشكل منظم أكثر، قادرون على تحقيق الأهداف والغايات بشكل أفضل، ويقومون بذلك في فترة زمنية أقصر.

شاهد أيضًا: بحث عن استثمار الوقت

أضرار تنظيم وإدارة الوقت بشكل خاطئ

تنطوي الحكمة من أي فعل على مدى الفائدة منه في أي مجال كان، ولكن الأسوأ من ذلك، أن يتم القيام بالمهام بشكل خاطئ، مما يؤدي إلى نتائج عكسية لما هو مطلوب، وهذا ينطبق على إدارة الوقت وتنظيمه بشكل خاطئ، ومن بعض الأضرار المترتبة على ذلك ما يلي:[3]

• ضعف سير العمل: فَعدم القدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يعني ضعف الكفاءة، وهذا يضع العراقيل أمام تقدم سير العمل.
• ضعف الإنتاجية: ضعف سير العمل الناتج عن عدم التخطيط، سوف يؤثر بشكل كبير على الإنتاجية، فقد ينتهي الأمر بالشخص متخبطاً في يومه ذهابًا وإيابًا، وهذا يترجم إلى انخفاض الكفاءة وانخفاض الإنتاجية.
• الوقت الضائع: فعدَم تنظيم الوقت وإدارته بشكل خاطئ، يؤدي إلى تشتيت الانتباه، وبالتالي يؤدي إلى إضاعة الوقت. 
• فقدان السيطرة: فَعدم معرفة المهمات المتتالية، يجعل من الشخص يعاني من فقدان السيطرة على حياته، وذلك نتيجة ارتفاع مستويات التوتر والقلق.
• انخفاض جودة العمل: وذلك بسبب القلق والتوتر الناتج عن عدم الالتزام بمواعيد إنهاء المهام المطلوبة، مما يضطر الشخص إلى اتخاذ خطوات عمل متَسرعة للغاية لإكمال العمل المطلوب، وهذا ما يضر بجودته.
• الإضرار بالسمعة: فالإنسان غير المنظم في وقته، قد يتعرض الشخص إلى فقدان المصداقية بالعمل وتسليمه بالوقت المناسب، وهذا يجعل العملاء أو أرباب العمل ينصرفون عنه اتجاه موظف أو مكان آخر يلبي طلباتهم بالجودة المطلوبة والوقت المحدد. 

وبهذا القدر نصل إلى نهاية مقالنا الذي كان بعنوان ما هي مهارات تنظيم وإدارة الوقت بشكل فعال، والذي تعرفنا من خلاله على ما هو تنظيم وإدارة الوقت وأهميته وما هي المهارات المطلوبة لذلك، كما تعرفنا فوائد هذه المهارات وأضرار تنظيم وإدارة الوقت بشكل خاطئ.